13个最常见的ERP错误及解决方案
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对于CIO们来说，企业资源计划系统（ERP）需要企业投入大量的资金、人力和时间去建设，其中每一部分都需要上千乃至上万美元的投入，而部署时间常常需要耗费数百个工时。尽管成功的ERP能够帮助企业梳理工作流程、削减成本，但是一个规划与部署不合理的ERP则会导致公司成本上升、生产效率降低。那么CIO们，你们部署的ERP是否是成功的呢？
为了帮助CIO们确认ERP部署是否成功，或最大限度地减少部署中潜在的问题，美国著名的CIO.com网站对多名ERP专家（IT执行官、顾问和ERP厂商）进行了调查。调查要求这些受访者列出公司最常犯的ERP部署错误，以及如何避免或解决这些错误。以下就是调查中13个最常见的ERP错误以及解决方案。
错误一，规划不合理。Sage公司中间市场ERP产品生产管理副总裁Erik Kaas称：“如果你希望你的ERP项目能够取得成功，那么合理的规划就非常有必要。你不能放任你的ERP随意建设。”
ERP软件与市场解决方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley对此表示认同。他称：“许多公司在对ERP软件评估之前，并没有提前进行规划。这常常会导致后面的混乱。因为，没有进行前期规划的企业无法充分了解企业内部的需求，更不能将ERP的功效发挥最大。”
为了解决这一问题，CIO们应当在选择ERP系统之前，对公司的各项流程和策略进行一次内部梳理。此外，Beasley还建议可以将企业不同部门的用户集合起来组成一个ERP评估团队。CIO们如果你认为企业自身没有能力对ERP进行恰当的评估，那么可以考虑聘请经验丰富的第三方或中立厂商做顾问。他们对于你所从事的行业ERP部署有着相当丰富的经验。
错误二，对ERP厂商没有进行正确的审核。帮助客户提升使用性能的Casemore & Co公司总裁Shawn Casemore称：“我的许多客户，仅仅听了ERP厂商销售团队的宣传就决定购买其产品了。然而，一旦完成了部署，他们很惊诧地发现系统功能受到限制、效率低下，并且会对现有的企业内部最佳流程产生负面影响。”他给出的建议是：要一直寻找参照物。他称：“要求厂商提供至少与他们合作过的三家公司的名称，问厂商他们的业务范围包含哪些行业，他们能够与哪些公司联系并讨论软件的部署问题。然后再与他们讨论软件功能、性能和面临的挑战。如果厂商没有（或没能）提供三家公司的名称，那么就不要选择他们，除非你想成为他们的一只小白鼠。”
错误三，不理解或不使用ERP系统的核心功能。业务咨询与技术解决方案公司Morgan Franklin总经理John Hoebler称：“我们每年针对ERP调查中，仅有46%的受访者称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。考虑到有数百万家公司正在对他们的ERP系统进行投资，这一结果让我们感到非常震惊。不清楚系统的功能，公司就无法让业务程序自动化，也无法更快完善系统功能，更谈不上利用ERP来实现业务目标。而系统升级、功能增加、维护等成本也将更盲目、更高，ERP部署在这种条件下是不可能取得成功的。”
为了解决这一问题，Hoebler建议CIO们可以创建一个列有ERP所有功能的总清单，并追踪其使用情况，定期的对列表进行评估以确定哪些功能正在被使用，哪些功能最为核心。他称：“这些功能目录能够用于培训新员工，编写测试脚本，对审核、报告等需求也能提供帮助。”
错误四，低估了所需要的时间与资源。e2b teknologies公司营销总监James Mallory认为：“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系统所需要的时间与资源。那么如何计算一名有经验的部署者所必须的系统建设时间？例如，软件的成本为20000美元，那么在一名合格顾问的帮助下，其将耗费200个工时或五周时间进行部署。如果你打算在没有专业人员的帮助下自己进行部署，那么所需要的时间将会翻倍。”此外，Mallory还强调了企业指派一名专业的项目经理进行系统建设的重要性。
错误五，没有挑选最合适的人员进行ERP部署。Beasley称：“很多时候，在ERP部署的开始阶段，公司就没有挑选到合适的人员参与部署。ERP是公司建设的最大IT项目之一。因此，如果在决策中没有各个部门相关的使用者参与，那么难免将来的使用中会出现错误，规划也会不周全。”例如，许多公司关注如何得到各部门主管们的重视，而不是在公司的各个部门中挑选出关键的参与者。除了IT部门外，还应当有来自财务、运营、制造、采购和仓库等部门直接参与人员加入其中。这样做的好处是：从一开始，雇员就能够积极从事ERP部署，将资金用到企业各个部门最需要的地方。
错误六，没有设置员工任务处理的优先权。Realization公司副总裁、项目管理专家Yoav Ziv称：“在部署ERP系统时，员工在降低延迟、提高完成时间方面能够做的最重要的一件事是减少多任务处理。”他认为：“当处理多个任务和频繁切换设备时，员工的工作速度非常慢。”因此，创建一个优先权系统应当是CIO们的当务之急。他称：“优先权系统应当不仅仅显示何时做什么任务，而且还应当向管理员提供急需他们解决的问题。ERP部署经理需要部署一个严格的问题鉴别程序以能够立即显示并解决问题。”
错误七，在培训和变革管理方面没有进行投资。Kaas解释称：“缺乏适当的培训是ERP系统建设后最常见的问题。由于员工不理解新系统，因此还会导致员工憎恨新系统。确保在新系统投入使用之前，员工能够适应新系统的工作流程，可帮助你的ERP项目取得成功。”重点关注甲骨文JD Edwards产品的ERP专家、GSI首席执行官Kevin Herrig称：“CIO们如果不进行培训，不经常与使用者进行沟通，那么最终你得到的只是一款价格昂贵的Excel软件。”
错误八，低估了精确数据的重要性。CIO们，你的ERP系统是否仅仅在有数据时才会发挥作用？文件管理与工作流解决方案提供商iDatix 公司专业服务总监Martin Levesque称：“如果你希望你的ERP部署能够取得成功。从建设开始，必须要在适当的位置，放置适当的程序设计和程序参数，以最大限度的降低出现错误的可能性。”
错误九，设定ERP部署目标的主次。网站开发公司NetFoliage的软件架构师Akan Iza称：“无论ERP系统多么强大、灵活性多高，它们都无法理解企业所有的商业逻辑。在ERP部署中最常犯的一个错误是ERP被设定为仅运行一项业务。”他指出：“为了避免这一代价昂贵的错误，公司应当重视ERP部署，以优化价值链、追踪成本为主要目标。其它情况都应当是次要的目标。”
错误十，停用陈旧、废弃的应用。埃森哲公司应用现代化与优化负责人Picciotto称：“如果公司在ERP系统部署期间，没有积极的停运陈旧的系统，那么最终新系统将会被陈旧的系统拖后腿。陈旧的系统需要企业花钱运维、花钱对硬件和系统进行升级、花钱与核心的ERP系统安装接口。”而部署ERP系统的初衷是为了合理化工作流程，降低成本和减少浪费。
错误十一，没有主动的负载测试环境。Herrig称：“通过少数几个测试用户，根本无法看到ERP部署所产生的真正效果。为了能够看到部署后的真实效果，以及避免出现损失惨重的意外宕机事故，CIO们必须要模拟用户负载。”
错误十二，忽视了第三方维护服务的备份方案。IT投入管理与咨询公司NPI首席执行官Jon Winsett称：“尽管许多公司能够从第三方提供商那里获得相同水平的服务维护服务，但是许多公司还是坚持选择收费高昂的原厂维护。公司在维护方面可以尝试所有的选择，包括可与之直接协作并提供服务的混合支持提供商，以及**于厂商合作项目之外的提供商。第三方支持备份方案可以很轻松地将维护成本降低30%至50%。”
错误十三，没有制定维护策略。SAP 美国公司北美与拉美地区副总裁Marco Valencia称：“不进行系统预防性维护的企业，无法充分发挥其ERP成本的优势。如果不进行维护，他们的系统（在技术层面上）将随着他们的业务程序一起很快被淘汰。”此外，他指出：“重要的是保持ERP核心应用一直处于最新状态，通过正确的方法解决系统潜在的风险，以及在安装技术方面需要不断改良。这样在运行升级包时，用户的体验才能受到最低程度的影响。”
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对于CIO们来说，企业资源计划系统（ERP）需要企业投入大量的资金、人力和时间去建设，其中每一部分都需要上千乃至上万美元的投入，而部署时间常常需要耗费数百个工时。尽管成功的ERP能够帮助企业梳理工作流程、削减成本，但是一个规划与部署不合理的ERP则会导致公司成本上升、生产效率降低。那么CIO们，你们部署的ERP是否是成功的呢？
为了帮助CIO们确认ERP部署是否成功，或最大限度地减少部署中潜在的问题，美国著名的CIO.com网站对多名ERP专家（IT执行官、顾问和ERP厂商）进行了调查。调查要求这些受访者列出公司最常犯的ERP部署错误，以及如何避免或解决这些错误。以下就是调查中13个最常见的ERP错误以及解决方案。
错误一，规划不合理。Sage公司中间市场ERP产品生产管理副总裁Erik Kaas称：“如果你希望你的ERP项目能够取得成功，那么合理的规划就非常有必要。你不能放任你的ERP随意建设。”
ERP软件与市场解决方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley对此表示认同。他称：“许多公司在对ERP软件评估之前，并没有提前进行规划。这常常会导致后面的混乱。因为，没有进行前期规划的企业无法充分了解企业内部的需求，更不能将ERP的功效发挥最大。”
为了解决这一问题，CIO们应当在选择ERP系统之前，对公司的各项流程和策略进行一次内部梳理。此外，Beasley还建议可以将企业不同部门的用户集合起来组成一个ERP评估团队。CIO们如果你认为企业自身没有能力对ERP进行恰当的评估，那么可以考虑聘请经验丰富的第三方或中立厂商做顾问。他们对于你所从事的行业ERP部署有着相当丰富的经验。
错误二，对ERP厂商没有进行正确的审核。帮助客户提升使用性能的Casemore & Co公司总裁Shawn Casemore称：“我的许多客户，仅仅听了ERP厂商销售团队的宣传就决定购买其产品了。然而，一旦完成了部署，他们很惊诧地发现系统功能受到限制、效率低下，并且会对现有的企业内部最佳流程产生负面影响。”他给出的建议是：要一直寻找参照物。他称：“要求厂商提供至少与他们合作过的三家公司的名称，问厂商他们的业务范围包含哪些行业，他们能够与哪些公司联系并讨论软件的部署问题。然后再与他们讨论软件功能、性能和面临的挑战。如果厂商没有（或没能）提供三家公司的名称，那么就不要选择他们，除非你想成为他们的一只小白鼠。”
错误三，不理解或不使用ERP系统的核心功能。业务咨询与技术解决方案公司Morgan Franklin总经理John Hoebler称：“我们每年针对ERP调查中，仅有46%的受访者称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。考虑到有数百万家公司正在对他们的ERP系统进行投资，这一结果让我们感到非常震惊。不清楚系统的功能，公司就无法让业务程序自动化，也无法更快完善系统功能，更谈不上利用ERP来实现业务目标。而系统升级、功能增加、维护等成本也将更盲目、更高，ERP部署在这种条件下是不可能取得成功的。”
为了解决这一问题，Hoebler建议CIO们可以创建一个列有ERP所有功能的总清单，并追踪其使用情况，定期的对列表进行评估以确定哪些功能正在被使用，哪些功能最为核心。他称：“这些功能目录能够用于培训新员工，编写测试脚本，对审核、报告等需求也能提供帮助。”
错误四，低估了所需要的时间与资源。e2b teknologies公司营销总监James Mallory认为：“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系统所需要的时间与资源。那么如何计算一名有经验的部署者所必须的系统建设时间？例如，软件的成本为20000美元，那么在一名合格顾问的帮助下，其将耗费200个工时或五周时间进行部署。如果你打算在没有专业人员的帮助下自己进行部署，那么所需要的时间将会翻倍。”此外，Mallory还强调了企业指派一名专业的项目经理进行系统建设的重要性。
错误五，没有挑选最合适的人员进行ERP部署。Beasley称：“很多时候，在ERP部署的开始阶段，公司就没有挑选到合适的人员参与部署。ERP是公司建设的最大IT项目之一。因此，如果在决策中没有各个部门相关的使用者参与，那么难免将来的使用中会出现错误，规划也会不周全。”例如，许多公司关注如何得到各部门主管们的重视，而不是在公司的各个部门中挑选出关键的参与者。除了IT部门外，还应当有来自财务、运营、制造、采购和仓库等部门直接参与人员加入其中。这样做的好处是：从一开始，雇员就能够积极从事ERP部署，将资金用到企业各个部门最需要的地方。
错误六，没有设置员工任务处理的优先权。Realization公司副总裁、项目管理专家Yoav Ziv称：“在部署ERP系统时，员工在降低延迟、提高完成时间方面能够做的最重要的一件事是减少多任务处理。”他认为：“当处理多个任务和频繁切换设备时，员工的工作速度非常慢。”因此，创建一个优先权系统应当是CIO们的当务之急。他称：“优先权系统应当不仅仅显示何时做什么任务，而且还应当向管理员提供急需他们解决的问题。ERP部署经理需要部署一个严格的问题鉴别程序以能够立即显示并解决问题。”
错误七，在培训和变革管理方面没有进行投资。Kaas解释称：“缺乏适当的培训是ERP系统建设后最常见的问题。由于员工不理解新系统，因此还会导致员工憎恨新系统。确保在新系统投入使用之前，员工能够适应新系统的工作流程，可帮助你的ERP项目取得成功。”重点关注甲骨文JD Edwards产品的ERP专家、GSI首席执行官Kevin Herrig称：“CIO们如果不进行培训，不经常与使用者进行沟通，那么最终你得到的只是一款价格昂贵的Excel软件。”
错误八，低估了精确数据的重要性。CIO们，你的ERP系统是否仅仅在有数据时才会发挥作用？文件管理与工作流解决方案提供商iDatix 公司专业服务总监Martin Levesque称：“如果你希望你的ERP部署能够取得成功。从建设开始，必须要在适当的位置，放置适当的程序设计和程序参数，以最大限度的降低出现错误的可能性。”
错误九，设定ERP部署目标的主次。网站开发公司NetFoliage的软件架构师Akan Iza称：“无论ERP系统多么强大、灵活性多高，它们都无法理解企业所有的商业逻辑。在ERP部署中最常犯的一个错误是ERP被设定为仅运行一项业务。”他指出：“为了避免这一代价昂贵的错误，公司应当重视ERP部署，以优化价值链、追踪成本为主要目标。其它情况都应当是次要的目标。”
错误十，停用陈旧、废弃的应用。埃森哲公司应用现代化与优化负责人Picciotto称：“如果公司在ERP系统部署期间，没有积极的停运陈旧的系统，那么最终新系统将会被陈旧的系统拖后腿。陈旧的系统需要企业花钱运维、花钱对硬件和系统进行升级、花钱与核心的ERP系统安装接口。”而部署ERP系统的初衷是为了合理化工作流程，降低成本和减少浪费。
错误十一，没有主动的负载测试环境。Herrig称：“通过少数几个测试用户，根本无法看到ERP部署所产生的真正效果。为了能够看到部署后的真实效果，以及避免出现损失惨重的意外宕机事故，CIO们必须要模拟用户负载。”
错误十二，忽视了第三方维护服务的备份方案。IT投入管理与咨询公司NPI首席执行官Jon Winsett称：“尽管许多公司能够从第三方提供商那里获得相同水平的服务维护服务，但是许多公司还是坚持选择收费高昂的原厂维护。公司在维护方面可以尝试所有的选择，包括可与之直接协作并提供服务的混合支持提供商，以及**于厂商合作项目之外的提供商。第三方支持备份方案可以很轻松地将维护成本降低30%至50%。”
错误十三，没有制定维护策略。SAP 美国公司北美与拉美地区副总裁Marco Valencia称：“不进行系统预防性维护的企业，无法充分发挥其ERP成本的优势。如果不进行维护，他们的系统（在技术层面上）将随着他们的业务程序一起很快被淘汰。”此外，他指出：“重要的是保持ERP核心应用一直处于最新状态，通过正确的方法解决系统潜在的风险，以及在安装技术方面需要不断改良。这样在运行升级包时，用户的体验才能受到最低程度的影响。”
