如何利用工具，让你的生活井然有序？
时间管理的工具和技巧为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性，应该利用并练习五种时间管理的...
为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性，应该利用并练习五种时间管理的工具和技巧。每一条都需要你花时间去学习和掌握，但你会在今后的生产生活中获得更高效的回报。
正如歌德所说：“万事开头难。”好习惯在成为你生命的一部分之前都是很难形成的。然而一旦培养而成，它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯会服务于你今后的职业生涯。
时间管理的首要工具就是你需要有一个包括你生活中需要计划和组织的一切事时间规划系统。最好的时间规划工具，不管是活页夹，还是电子文件夹都可以帮助你制订年计划、月计划、周计划以及每天的计划。一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表，你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。
这个时间规划系统的第二个部分是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。有了一个正确的系统，你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。
还有一个部分就是每日工作列表。这个列表是你最重要的计划工具。有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。
每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。这是迄今为止发现的获得最大化生产率的最有力工具。
一个常常被各种琐事困扰或没有按时完成工作的低效执行者，要不就是没有为自己制订计划列表，要不就是有但没坚持执行。他们常常不愿意把东西写下来，结果就是发现自己被各种电话铃声、干扰、意料之外的紧急情况和邮件分散注意力。 在制订自己的每日计划时，你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。有一个法则是从开始制订计划的第一天起，你的效率就可以立刻提高25%。这意味着只要你在开始工作之前列一个简单的工作计划，就可以在一个八小时工作日中节省出来高产的两个小时。一个简单的列表，就可以比其他任何时间管理工具更快地从使你从杂乱变得有序。
如果你被太多的任务压得透不过气来，你可以通过写出当下必须要做的事来把你的清单整理有序。这种列出10个、20个甚至30个计划清单的方法使你能够掌控自己的时间和生活。你会立刻觉得轻松和自信，感到重新成为工作的主人。
当写下每日计划并开始工作时，不免会出现新的任务。电话需要回复，信件需要处理。但不管怎样，每做一件事之前都先把它写进你的列表里。
有时，一项任务出现时会显得很紧急，但一些看似会影响你其他事情的工作，一旦把它写在纸上，就会体现其真正的重要性。这些（看似紧急的）工作，当把它和其他任务同时写到清单上时，就显得不那么重要了。
当你有了一张一日工作计划列表时，下一步就是按照优先次序来整理这份列表。我们会在第4章介绍决定工作优先顺序的不同方法。
一张整理过的列表，就是一张引导你以高效的状态工作的地图。它会告诉你，什么工作是必须要做的，什么工作更重要或不那么重要。你很快就会养成把计划列表看作一天工作蓝图的习惯。在把计划写下来并按照相对重要性整理之前，不要开始着手做事。
现如今，各种掌上电脑风靡市场，以电脑为依托的时间管理系统也各式各样。不管你做什么工作，从事哪个行业，你都可以利用下载的数字时间管理工具来帮助你规划生活的各个方面。你可以上传、下载、转存、合并、清除或分享你的信息和文件至全公司乃至整个世界。另外，还有很多时间管理系统提供各种形式的手写目标和计划制定方案。
我认为究竟采用何种时间管理系统或工具都无所谓，它们都很有效，都是经过专家的开发，包含几乎所有可以使生产率翻倍甚至多倍的方法。使用任何时间管理系统的最重要一点都是要持之以恒，直到它成为你的一种习惯，如同呼吸。想要掌握一个时间管理系统需要投入一些时间，一旦你学会了，就可以借助它的力量变得高效、多产。
有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”，是一种可以帮助你计划安排日程，并回调未来24个月活动的备忘文件。它是这样设计的：
首先，准备一个可以容纳14个文件夹（共包含45份文档）的盒子。45份文档是这样分类的：将其中31份标上1～31的号码，代表一个月的1～31号；12份代表一年的1～12月；剩下的两份是为未来两年准备的。这是一种很实用的方法，你同样可以用你办公桌抽屉里的文件夹代替。
如果你有一项任务需要在六个月内完成，你就把它放到那个月份的文档中。每月初，就把这个月的任务计划全部取出，分别放入以1～31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档，并开始你一天的工作安排。
这个体系只需要几分钟的时间来建立，可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。它帮助你掌控时间，使未来的生活都能有条不紊地进行。
这里还有七个观念可以帮助你培养个人条理性，从而获得最大化的生产力。你越多地掌握使用这些工具，就可以在一天的时间里完成越多的工作。
首先，在工作的前一晚就准备好你的工作列表。最好是练习把第二天的工作计划作为每天下班之前的最后一件事。当你提前一晚制订工作计划时，在你睡觉的时候你的潜意识就已经开始致力于你的计划和目标了。这样，当你从睡梦中醒来时，就已经迸发出一些对工作的思考和想法。
有时，你正在攻克的难题的答案会你在醒来时或准备工作时突然在脑海中闪现。对你而言，这是从一个新角度攻克难题或利用一种不同的、更好的方法完成工作的绝佳时机。
在工作的前一晚准备每天工作计划列表的一个主要好处就是帮助你的睡眠。失眠的主要原因之一就是你会醒着躺在床上，尝试着去记住或忘掉第二天要做的工作。而一旦你把它们都明白地写在纸上，你就可以把脑子清空，甜美地睡上一觉。
合理规划时间可以减轻压力，释放能量。组织、计划你的每一天、每一周、每一月的生活都给予你更强的幸福感和掌控感，你会成为生活的主人。它提升了你的自尊感和个人力量感。
早点开始一天的生活工作。你能利用的思考、计划的时间越多，你对生活各个方面的规划就会越完善。在成功人士的自传或传记中，大部分的人都有一个共同点，就是养成早睡早起的习惯。
很多成功者每天早上5∶00或5∶30就会起床，从而就有足够的时间思考安排一天的日程。因此，相比于那些总是睡到最后一刻的人来说，他们要高效得多。
在你开展任何工作之前的几分钟安静地沉思会节省工作执行中的数个小时。当你早起并提前计划一天的日程时，你就会更沉着、冷静、思路清晰并充满创造力地开始一天的生产生活。
坚持在生活和工作中借助一个有序的归档系统。将每天30%的时间都花在寻找放错了地方的物品，一些丢失了的东西也是因为没能合理的归类，你是否也有过类似的经历？浪费宝贵的时间只为寻找放错的物品是一件令人沮丧的事，而根源就在于你没能很好地利用归档和检索系统。
所有归档系统最方便快捷之处就是按字母顺序排列的体系。协同归档系统，你应该建立一个所有文件、物品的主菜单或目录。这个主菜单显示每份文件的标题，并提示你它所在的位置。
一个最好的办公归档系统是Rolodex名片簿，它在家庭生活中也有很多用途。你可以在任何一家文具店买到。它可以使你以多种方式追踪大量文件。
规划好你的生活，使你可以在内在的“黄金时段”做最有创造性的工作。所谓的内在黄金时段就是根据你的生物钟，一天之中对你来说最清醒高效的时间段。对有些人来说，他们的黄金时间是在早上；对其他人来说，也许是晚上。一般而言，作家、艺术家或艺人的黄金时段是在每天凌晨的几个小时。
了解自己的“黄金时段”很重要，你可以根据这个来安排自己最重要的工作。那些最要紧的任务往往要求你以最好的、精力充沛的、清醒的、富有创造力的状态来完成。这种状态会出现在你一天的什么时候？
你也必须意识到外在的最佳时间段，即你的服务对象或客户最方便的时间。每个人都要根据自己的内在和外在的黄金时段来计划安排一天的工作。
听写设备可以成为你工作和生活中最好的省时工具之一。只要学会了如何使用它，你就可以节省80%用于书写的时间。录音所花的时间只占手写或打字的20%，甚至更少。听写器材同时节省了为你打字的人的时间。并且通过磁带进行转录比辨认一个人的书写要容易得多。
使用听写机时，有三个保证效率最大化的关键：
第一，写下你打算录音的内容概要。开始录音前大致写下主标题、副标题，并在脑子里想好句式。不要害怕返工，删除，或用更好的选词再重录一遍。
第二，不要试图成为一个完美主义者。有时，自然的对话声调和语法就是最好的。你可以选择回头纠正主要错误。编辑或修改一些转录的东西总是比第一遍就完美地写出来或直接听写要容易得多。
第三，专注并尽快地把你的想法录下来，然后再回过头修改它。很快，你就可以准确无误地口述信件、报道了。
在个人规划中一个重要的领域就是旅行，特别是航空旅行。很多年以前，休斯西部航空公司—一条曾服务美国西部的区域性航线—雇用了一家咨询公司来比较乘坐商务舱、经济舱的乘客在飞机上工作效率以及普通办公室职员的工作效率。据他们发现，在飞机上一个小时不受干扰的工作产出相当于在普通办公环境中工作三个小时。这里的关键词是“不受干扰”。如果你在前往机场之前就提前计划好要做的工作，那么你就可以利用在飞机上的时间完成大量的工作。
时间管理的工具和技巧
为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性，应该利用并练习五种时间管理的工具和技巧。每一条都需要你花时间去学习和掌握，但你会在今后的生产生活中获得更高效的回报。
正如歌德所说：“万事开头难。”好习惯在成为你生命的一部分之前都是很难形成的。然而一旦培养而成，它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯会服务于你今后的职业生涯。
1.使用时间规划工具。
时间管理的首要工具就是你需要有一个包括你生活中需要计划和组织的一切事时间规划系统。最好的时间规划工具，不管是活页夹，还是电子文件夹都可以帮助你制订年计划、月计划、周计划以及每天的计划。一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表，你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。
这个时间规划系统的第二个部分是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。有了一个正确的系统，你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。
还有一个部分就是每日工作列表。这个列表是你最重要的计划工具。有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。
2.按照计划列表工作。
每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。这是迄今为止发现的获得最大化生产率的最有力工具。
一个常常被各种琐事困扰或没有按时完成工作的低效执行者，要不就是没有为自己制订计划列表，要不就是有但没坚持执行。他们常常不愿意把东西写下来，结果就是发现自己被各种电话铃声、干扰、意料之外的紧急情况和邮件分散注意力。 在制订自己的每日计划时，你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。有一个法则是从开始制订计划的第一天起，你的效率就可以立刻提高25%。这意味着只要你在开始工作之前列一个简单的工作计划，就可以在一个八小时工作日中节省出来高产的两个小时。一个简单的列表，就可以比其他任何时间管理工具更快地从使你从杂乱变得有序。
如果你被太多的任务压得透不过气来，你可以通过写出当下必须要做的事来把你的清单整理有序。这种列出10个、20个甚至30个计划清单的方法使你能够掌控自己的时间和生活。你会立刻觉得轻松和自信，感到重新成为工作的主人。
当写下每日计划并开始工作时，不免会出现新的任务。电话需要回复，信件需要处理。但不管怎样，每做一件事之前都先把它写进你的列表里。
有时，一项任务出现时会显得很紧急，但一些看似会影响你其他事情的工作，一旦把它写在纸上，就会体现其真正的重要性。这些（看似紧急的）工作，当把它和其他任务同时写到清单上时，就显得不那么重要了。
3.根据优先次序整理你的列表。
当你有了一张一日工作计划列表时，下一步就是按照优先次序来整理这份列表。我们会在第4章介绍决定工作优先顺序的不同方法。
一张整理过的列表，就是一张引导你以高效的状态工作的地图。它会告诉你，什么工作是必须要做的，什么工作更重要或不那么重要。你很快就会养成把计划列表看作一天工作蓝图的习惯。在把计划写下来并按照相对重要性整理之前，不要开始着手做事。
4.用你喜欢的时间管理系统。
现如今，各种掌上电脑风靡市场，以电脑为依托的时间管理系统也各式各样。不管你做什么工作，从事哪个行业，你都可以利用下载的数字时间管理工具来帮助你规划生活的各个方面。你可以上传、下载、转存、合并、清除或分享你的信息和文件至全公司乃至整个世界。另外，还有很多时间管理系统提供各种形式的手写目标和计划制定方案。
我认为究竟采用何种时间管理系统或工具都无所谓，它们都很有效，都是经过专家的开发，包含几乎所有可以使生产率翻倍甚至多倍的方法。使用任何时间管理系统的最重要一点都是要持之以恒，直到它成为你的一种习惯，如同呼吸。想要掌握一个时间管理系统需要投入一些时间，一旦你学会了，就可以借助它的力量变得高效、多产。
5.建立一个45-文件体系。
有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”，是一种可以帮助你计划安排日程，并回调未来24个月活动的备忘文件。它是这样设计的：
首先，准备一个可以容纳14个文件夹（共包含45份文档）的盒子。45份文档是这样分类的：将其中31份标上1～31的号码，代表一个月的1～31号；12份代表一年的1～12月；剩下的两份是为未来两年准备的。这是一种很实用的方法，你同样可以用你办公桌抽屉里的文件夹代替。
如果你有一项任务需要在六个月内完成，你就把它放到那个月份的文档中。每月初，就把这个月的任务计划全部取出，分别放入以1～31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档，并开始你一天的工作安排。
这个体系只需要几分钟的时间来建立，可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。它帮助你掌控时间，使未来的生活都能有条不紊地进行。
个人条理性的七个工具
这里还有七个观念可以帮助你培养个人条理性，从而获得最大化的生产力。你越多地掌握使用这些工具，就可以在一天的时间里完成越多的工作。
1.前夜的准备。
首先，在工作的前一晚就准备好你的工作列表。最好是练习把第二天的工作计划作为每天下班之前的最后一件事。当你提前一晚制订工作计划时，在你睡觉的时候你的潜意识就已经开始致力于你的计划和目标了。这样，当你从睡梦中醒来时，就已经迸发出一些对工作的思考和想法。
有时，你正在攻克的难题的答案会你在醒来时或准备工作时突然在脑海中闪现。对你而言，这是从一个新角度攻克难题或利用一种不同的、更好的方法完成工作的绝佳时机。
在工作的前一晚准备每天工作计划列表的一个主要好处就是帮助你的睡眠。失眠的主要原因之一就是你会醒着躺在床上，尝试着去记住或忘掉第二天要做的工作。而一旦你把它们都明白地写在纸上，你就可以把脑子清空，甜美地睡上一觉。
2.规划你的时间。
合理规划时间可以减轻压力，释放能量。组织、计划你的每一天、每一周、每一月的生活都给予你更强的幸福感和掌控感，你会成为生活的主人。它提升了你的自尊感和个人力量感。
3.早起的鸟儿有虫吃。
早点开始一天的生活工作。你能利用的思考、计划的时间越多，你对生活各个方面的规划就会越完善。在成功人士的自传或传记中，大部分的人都有一个共同点，就是养成早睡早起的习惯。
很多成功者每天早上5∶00或5∶30就会起床，从而就有足够的时间思考安排一天的日程。因此，相比于那些总是睡到最后一刻的人来说，他们要高效得多。
在你开展任何工作之前的几分钟安静地沉思会节省工作执行中的数个小时。当你早起并提前计划一天的日程时，你就会更沉着、冷静、思路清晰并充满创造力地开始一天的生产生活。
4.利用有序的归档系统。
坚持在生活和工作中借助一个有序的归档系统。将每天30%的时间都花在寻找放错了地方的物品，一些丢失了的东西也是因为没能合理的归类，你是否也有过类似的经历？浪费宝贵的时间只为寻找放错的物品是一件令人沮丧的事，而根源就在于你没能很好地利用归档和检索系统。
所有归档系统最方便快捷之处就是按字母顺序排列的体系。协同归档系统，你应该建立一个所有文件、物品的主菜单或目录。这个主菜单显示每份文件的标题，并提示你它所在的位置。
一个最好的办公归档系统是Rolodex名片簿，它在家庭生活中也有很多用途。你可以在任何一家文具店买到。它可以使你以多种方式追踪大量文件。
5.利用黄金时间做最重要的工作。
规划好你的生活，使你可以在内在的“黄金时段”做最有创造性的工作。所谓的内在黄金时段就是根据你的生物钟，一天之中对你来说最清醒高效的时间段。对有些人来说，他们的黄金时间是在早上；对其他人来说，也许是晚上。一般而言，作家、艺术家或艺人的黄金时段是在每天凌晨的几个小时。
了解自己的“黄金时段”很重要，你可以根据这个来安排自己最重要的工作。那些最要紧的任务往往要求你以最好的、精力充沛的、清醒的、富有创造力的状态来完成。这种状态会出现在你一天的什么时候？
你也必须意识到外在的最佳时间段，即你的服务对象或客户最方便的时间。每个人都要根据自己的内在和外在的黄金时段来计划安排一天的工作。
6.利用听写机或录音机来做记录。
听写设备可以成为你工作和生活中最好的省时工具之一。只要学会了如何使用它，你就可以节省80%用于书写的时间。录音所花的时间只占手写或打字的20%，甚至更少。听写器材同时节省了为你打字的人的时间。并且通过磁带进行转录比辨认一个人的书写要容易得多。
使用听写机时，有三个保证效率最大化的关键：
第一，写下你打算录音的内容概要。开始录音前大致写下主标题、副标题，并在脑子里想好句式。不要害怕返工，删除，或用更好的选词再重录一遍。
第二，不要试图成为一个完美主义者。有时，自然的对话声调和语法就是最好的。你可以选择回头纠正主要错误。编辑或修改一些转录的东西总是比第一遍就完美地写出来或直接听写要容易得多。
第三，专注并尽快地把你的想法录下来，然后再回过头修改它。很快，你就可以准确无误地口述信件、报道了。
7.使你的航空旅行也能创造财富。
在个人规划中一个重要的领域就是旅行，特别是航空旅行。很多年以前，休斯西部航空公司—一条曾服务美国西部的区域性航线—雇用了一家咨询公司来比较乘坐商务舱、经济舱的乘客在飞机上工作效率以及普通办公室职员的工作效率。据他们发现，在飞机上一个小时不受干扰的工作产出相当于在普通办公环境中工作三个小时。这里的关键词是“不受干扰”。如果你在前往机场之前就提前计划好要做的工作，那么你就可以利用在飞机上的时间完成大量的工作。
